Google Keep: ecco perché dovreste usarlo

Da quando Google Keep è stato lanciato, non ha mai avuto l’importanza che merita. Nei siti in cui è stato recensito, le comparazioni sono state con Evernote o con OneNote di Microsoft: errore. In questo modo, tutte le potenzialità e particolarità di Keep sono state sottovalutate solo per il fatto di averlo messo a confronto con applicazioni che non sono in sua diretta concorrenza. Forse è arrivato il momento di dare a Google Keep l’importanza che merita, vedere dove brilla e come si possa inserire nella pianificazione giornaliera.

La sfortuna di Keep si è vista fin dall’inizio: la presentazione, circa una settimana dopo la perdita di Google Reader, non ha giocato a suo favore. Chiunque utilizzasse Reader ha avuto, come prima reazione, quella di pensare “Perché dovrei utilizzarlo se tanto poi Google può decidere di dismetterlo da un momento all’altro?”. Certo, questo pericolo c’è (come è presente per qualsiasi altra azienda che decida di offrire un servizio unicamente via web), ma ciò non significa che non ci si possa fidare di Google (pensate anche solo alla Gmail…). Sicuramente non ha senso non usare un’applicazione che c’è e funziona bene solo per la paura che un domani possa non esistere più.

Cos’è Google Keep?

In parole povere, Google Keep è un blocco note che si sincronizza con Google Drive. Consente anche di inserire foto, note vocali e checklist. Il fatto di essere sincronizzato con Google Drive permette di accedere alle proprie note da qualsiasi dispositivo connesso a Google (browser web, smartphone, tablet, ecc.). L’utilizzo ideale è per prendere note “al volo” o per salvare note sul PC che sappiamo già ci potranno tornare utili sul telefono Android (o iPhone); alcuni esempi possono essere liste della spesa, indirizzi, numeri di telefono, checklist o “cose da fare”, ecc. Personalmente lo uso anche per i “memo” di cose che devo fare, grazie alla possibilità di avere un “reminder” (il simpatico avviso che salta fuori su Android/iOS nella schermata di blocco o dei task attivi) sia in base a data e ora, sia in base alla posizione (per esempio se devo far partire la lavatrice, ho un reminder basato sulla posizione per quando torno a casa). Vedremo queste possibilità in un prossimo post.

L’interfaccia è colorata e di facile uso; il fatto che sia colorata non è un vezzo, ma una possibilità di organizzazione: possiamo decidere che le note personali abbiano un colore, quelle di lavoro un altro e così via. Oppure, se preferiamo usare come primo sistema di identificazione le etichette, possiamo decidere che le note da fare a breve siano, per esempio, rosse, quelle a medio termine gialle e quelle senza scadenza, verdi (magari anche cambiando colore quando abbiamo completato l’attività). La curva di apprendimento è poco accentuata, complice il fatto che accedendo da Android/iOS, via web oppure attraverso la app per Chrome, l’interfaccia che ci troviamo davanti è sempre la stessa. Se non usate ancora un’app per prendere note, amate Android/iOS e Google Chrome è il vostro browser di default, allora Keep può essere il tool perfetto per la vostra produttività e/o organizzazione quando si tratta di prendere note “al volo”, come ho detto. Comunque, anche non usando Chrome, ci sono delle estensioni per Firefox che fanno al caso vostro. Vediamo qualcuna delle migliori “feature” e come applicarle.

Caratteristiche che fanno di Google Keep un’ottima app per prendere note

Tra note vocali, possibilità di inserire immagini e testi, Google Keep ha numerose caratteristiche che aiutano ad essere organizzati e che potreste non conoscere (o che potreste usare già in un’altra app). Ecco alcuni esempi:

Google Keep è veramente veloce, anche su dispositivi datati.

Aggiungere note di testo è facile: basta “tappare” sulla parte “Aggiungi nota” e iniziare a scrivere; il suo meglio lo dà in quelle occasioni in cui qualcuno vi dà un numero di telefono o un indirizzo che volete/dovete ricordare. Di fianco al campo per inserire una nota testuale, ci sono i bottoni per checklist, note vocali e immagini. Aggiungere una di esse è solo questione di un click. Non c’è bisogno di “tappare” in giro o cambiare vista per aggiungere tipi diversi di note e, allo stesso modo, non bisogna cambiare vista per visualizzare note di tipo diverso.

La sincronizzazione con Google Drive permette un accesso maggiore ai dati.

Al di là del fatto che Google Keep sia sul mercato per restarci (io penso che sia così), quello che ci sarà sicuramente sarà Google Drive. Dal momento che Keep è così integrato con Drive, tutto quello che inseriamo, sarà disponibile entro qualche secondo in Drive. Di più, non importa che le note vengano inserite via web o attraverso uno smartphone: nel giro di pochi secondi, tutto sarà sincronizzato e disponibile anche dalle altre interfacce/app.

Google Keep via web è veloce, minimalista e funzionale.

Quando siamo al lavoro o seduti ad una scrivania, magari non vogliamo (o non possiamo) avere a che fare con il nostro smartphone, per esempio cogliendo l’occasione per caricarlo mentre lavoriamo con un computer. Solo perché stiamo usando un PC (o un Mac), non significa che dobbiamo usare un software differente rispetto a quello che utilizziamo sullo smartphone, per prendere note o creare una “to-do list”. Sia l’app per Chrome che la pagina web (nativamente o attraverso una delle estensioni disponibili per Firefox), ci consentono di continuare a usare Keep anche dal nostro computer. Da notare che Google Keep è stato concepito per funzionare bene sia via web che tramite smartphone, mentre molte altre app di questo tipo funzionano bene sui dispositivi mobili ma lasciano a desiderare via browser (sempre che abbiano un’interfaccia progettata anche per questo tipo di utilizzo).

La ricerca e l’archiviazione rendono l’organizzazione estremamente semplice.

Prendendo spunto dalla filosofia di Gmail, Keep permette (o forse dovrei dire “predilige”, vista la politica di Google) di archiviare le note che non ci servono più, invece di cancellarle. In questo modo saranno comunque rintracciabili tramite il sistema di ricerca, che va a controllare tutto il contenuto delle note e non solamente i titoli. Anche se la ricerca è molto veloce, un sistema di tag non sarebbe affatto male.

Colori e etichette.

Oltre a poter differenziare le note tramite i colori (proprio come succede con i Post-It), è anche possibile aggiungere delle etichette. Attenzione: non stiamo parlando di “tag”, che potrebbero non essere univoci (anzi, una delle comodità dei tag è proprio la non univonicità), ma di “label”, quindi di singole etichette.

C’è anche il widget (ma non serve).

Google Keep non è la prima app per prendere note ad avere un widget per la schermata principale, ma dal momento che per aggiungere una nota in Keep basta aprirlo e iniziare a scrivere, il widget risulta essere, a mio parere, inutile.

Conclusioni

Google Keep non è perfetto, sia chiaro: se non usate uno smartphone (Android o iOS che sia), l’applicazione via web va bene, ma non è robusta come potrebbe essere e non ha la possibilità di prendere note vocali (invece la possibilità di cambiare i colori, di aggiungere immagini e di creare checklist è immutata). Anzi, è comunque molto migliore di altre applicazioni per “to-do list”. Se non amate Google Drive, non potete purtroppo spostare le note in un altro servizio cloud, come per esempio Dropbox o OneDrive. Ciò nonostante è molto veloce, gratuito e semplice da usare, cose che lo rendono un contendente “di peso”, se confrontato correttamente con altri prodotti dello stesso tipo. A tale proposito, come ho già scritto, Google Keep è stato spesso confrontato con programmi come Evernote o Microsoft OneNote: la cosa ha senso solo per il fatto che appartengono alla stessa cerchia (prendere delle note), ma Keep non è stato fatto per competere con questi programmi. In aggiunta, Google non ha interesse ad attirare utenti di Evernote o di OneNote, dato che ciò non funzionerebbe (le “feature” di Evernote e OneNote sono ben diverse da quelle di Keep). Lo scopo di Google è di fornire ad ogni utente Android/iOS un semplice blocco note capace di sincronizzarsi sui diversi dispositivi e di funzionare anche via web (quindi su qualsiasi PC o Mac). Paragonare Google Keep a Evernote è come paragonare un cacciavite con un avvitatore elettrico: il primo è uno strumento generico che può essere usato in modi differenti, ma ha dei limiti. Il secondo è sicuramente più potente, ma richiede di essere ricaricato regolarmente, riposto correttamente e il cui uso va un minimo appreso. Allo stesso modo Google Keep è stato creato per riposare tranquillo nello smartphone, in attesa di essere utilizzato; al contrario un programma come Evernote richiede un certo investimento di tempo per apprenderne il funzionamento. Possono comunque coesistere e potete usare l’uno o l’altro a seconda del momento e della necessità (o di preferenze personali – come faccio io).

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